KI-Agenten & Prozessautomatisierung

KI-Agenten, die Ihre Geschäftsprozesse automatisieren

Asoprom entwickelt KI-Agenten und automatisiert Geschäftsprozesse für Selbständige, kleine Unternehmen und den Mittelstand. Direkt in Ihren bestehenden Tools – Outlook, Teams, CRM. Wichtige Schritte geben Sie frei.

KI-Agenten, die mitarbeiten.Azure Solutions Architect ExpertKöln · NRW
Outlook●Microsoft Teams●SharePoint●Dynamics 365●Power Automate●HubSpot●Pipedrive●SAP●Excel●Gmail●REST-APIs●Azure●Copilot Studio●Claude●OpenAI●n8n●Databricks● ●●●●●●●●●●●●●●●●●
01 — Leistungen

Zwei Werkzeuge. Ein Ziel: weniger Routine.

Nicht jeder Ablauf braucht künstliche Intelligenz. Manche Prozesse laufen am besten als feste Automatisierung, andere brauchen einen Agenten, der versteht und vorbereitet. Ich setze beides um, oft kombiniert.

Leistung · 01

KI-Agenten

Für Aufgaben, bei denen etwas verstanden, eingeordnet oder formuliert werden muss.

  • Anfragen verstehen und Antworten vorbereiten
  • Angebote aus Vorlagen und Preislisten entwerfen
  • Dokumente auslesen und Angaben prüfen
  • Unternehmenswissen mit Quellenangabe durchsuchen

Claude · OpenAI · Copilot Studio · Azure AI

Agenten ansehen
Leistung · 02

Prozessautomatisierung

Für feste Abläufe, die jedes Mal gleich laufen sollen. Zuverlässig, nachvollziehbar, ohne Copy & Paste.

  • Daten zwischen Systemen synchronisieren
  • Formulare, Freigaben und Genehmigungen digitalisieren
  • Berichte und Auswertungen automatisch erstellen
  • Benachrichtigungen, Erinnerungen, Belegflüsse

Power Automate · n8n · Make · Logic Apps · APIs · Python

Faustregel 1Läuft der Ablauf immer gleich? Dann reicht eine Automatisierung. 2Muss etwas verstanden oder entschieden werden? Dann ein Agent. 3In der Praxis ist die beste Lösung oft eine Kombination.
02 — So arbeitet ein Agent

Die Kundenanfrage kommt rein. Der Angebotsentwurf ist schon fertig.

Eine klassische Automatisierung schiebt Daten von A nach B. Ein KI-Agent versteht die Anfrage, erkennt, was fehlt, holt Informationen aus Ihren Systemen und bereitet den nächsten Schritt vor. Bevor etwas rausgeht, entscheidet ein Mensch.

  1. INPUTKunden-E-Mail in Outlook
  2. AGENTversteht die Anfrage, prüft das CRM, nutzt Preise und Vorlagen
  3. AGENTerkennt fehlende Angaben und schlägt den nächsten Schritt vor
  4. MENSCHprüft und gibt frei
  5. AKTIONENCRM aktualisiert · Angebot erstellt · Antwort vorbereitet · Team informiert
01

Verstehen

Der Agent liest Anfragen, Dokumente oder Formulare und erkennt, worum es geht.

02

Nachschlagen

Er holt Daten aus CRM, ERP, SharePoint oder Datenbanken, nur mit den Rechten, die er braucht.

03

Vorbereiten

Er erstellt Entwürfe, füllt Felder aus und schlägt den nächsten Schritt vor.

04

Freigeben lassen

Kritische Schritte bestätigt ein Mensch. Jede Aktion wird protokolliert.

03 — Agent in Aktion

Von der E-Mail zum Angebotsentwurf, ohne Copy & Paste.

Eine simulierte Demo mit Beispieldaten: So sieht ein Angebots-Agent für ein Beratungsunternehmen aus, das mit Microsoft 365 arbeitet.

Posteingang
Jana Berger · Nordlicht Logistik GmbH (Beispiel)
Betreff: Anfrage Microsoft-365-Einführung
Agent erkenntAnalyse
  • KundeNordlicht Logistik GmbH
  • CRM-StatusBestandskunde
  • Leistung 1M365-Einrichtung, 12 Nutzer
  • Leistung 2Schulung, 1 Tag
  • WunschterminNovember
  • FehltLizenzstufe → Rückfrage
AngebotsentwurfEntwurf
Einrichtung Microsoft 365 · 12 Nutzer3.600 €
Schulung vor Ort · 1 Tag1.400 €
Hypercare · 4 Wochen800 €
Summe netto5.800 €
Freigeben & senden+ Rückfrage Lizenzstufe

Simulierte Darstellung mit fiktiven Daten und Beispielpreisen der Musterfirma. Im echten Einsatz arbeitet der Agent mit Ihren Vorlagen, Preislisten und Systemen.

04 — Agenten

Wofür Unternehmen KI-Agenten einsetzen

Jeder Agent übernimmt einen klar umrissenen Prozess. Gestartet wird mit einem, weitere kommen dazu, wenn der erste läuft.

Agent · 01

Inbox Agent

Sortiert eingehende E-Mails, extrahiert Angaben und bereitet Antworten vor.

E-Mail → Kategorie → Antwortentwurf
Agent · 02

Angebots-Agent

Erkennt den Leistungsbedarf in einer Anfrage und erstellt einen Angebotsentwurf aus Ihren Vorlagen.

Anfrage → Leistungen → Angebot zur Freigabe
Agent · 03

Wissens-Agent

Beantwortet Fragen aus Ihren Dokumenten, Richtlinien und SharePoint, mit Quellenangabe.

Frage → Dokumente → Antwort + Quelle
Agent · 04

Lead-Agent

Nimmt neue Kontakte auf, ergänzt Informationen und bereitet das Follow-up vor.

Kontakt → Recherche → CRM + Follow-up
Agent · 05

Dokumenten-Agent

Liest PDFs und Formulare, prüft die Angaben und überträgt sie in Ihr System.

PDF → Daten prüfen → System
Agent · 06

Meeting-Agent

Fasst Besprechungen zusammen, leitet Aufgaben ab und hält das CRM aktuell.

Teams-Call → Aufgaben → CRM
05 — Wie Asoprom arbeitet

Kein Chatbot. Ein Agent, der in Ihren Systemen arbeitet.

Das Sprachmodell ist selten der schwierige Teil. Entscheidend sind Daten, Rechte, Integration und die Frage, wann ein Mensch entscheidet.

INTEGRATION

In Ihren Tools

Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint, CRM, ERP und APIs. Kein neues System, das Ihr Team lernen muss.

KONTROLLE

Mensch gibt frei

Der Agent bereitet vor, Sie entscheiden. Bei Unsicherheit fragt er nach, statt zu raten.

SICHERHEIT

Rechte & Protokoll

Minimale Berechtigungen, nachvollziehbare Logs, Hosting in der EU oder in Ihrem eigenen Tenant.

PLANBARKEIT

Festpreise

Klarer Umfang, fester Preis, laufender Betrieb optional. Kein offenes Stundenkonto.

06 — Vorgehen

Vom ersten Gespräch zum laufenden System

Klare Phasen, kein „Wir melden uns dann“. Jede Woche ein sichtbarer Schritt.

Erstkontakt

Agent-Check oder kurzes Gespräch

15 Minuten. Sie beschreiben, wo es hakt. Sie bekommen direkt eine ehrliche Einschätzung, ob ein Agent oder eine Automatisierung sich lohnt.

Termin wählenOkt
MoDiMiDoFrSaSo 12131415161718 19202122232425
09:0009:3010:00
Danach

Analyse

60 Minuten zu Prozessen, Systemen und Daten. Ergebnis: ein konkreter Anwendungsfall, eine Architektur-Skizze und ein Festpreis.

Analyse · BeispielErgebnis
EngpassAngebotsbearbeitungEmpfehlungAngebots-AgentIntegrationOutlook + CRMEinstiegPilot zum Festpreis
Woche 1

Kick-off und Zugänge

Wir klären Zugänge und Rechte, dokumentieren den Prozess und sammeln Beispiele. Ihr Tagesgeschäft läuft normal weiter.

Kick-off-Checkliste
  • ✓Zugänge & Rechte klären
  • ✓Prozess dokumentieren
  • ✓Beispiele & Vorlagen sammeln
  • ✓Erfolgskriterien festlegen
Woche 1–2

Bauen

Der Agent oder die Automatisierung wird auf Ihren Ablauf zugeschnitten, an Ihre Tools angebunden und mit Ihren Vorlagen und Daten vorbereitet.

Workflow
AuslöserKI-AgentAktion
System wird angepasst
Woche 2

Integration und Tests

Daten fließen, Schnittstellen laufen, Tonalität und Regeln sitzen. Jede Kante wird getestet, bevor Ihr Team einsteigt.

Integrationen
OutlookTeamsCRMSharePointERPAPI
Woche 3

Test mit Ihrem Team

Gemeinsamer Durchlauf mit echten Fällen, letzte Anpassungen und eine kurze Einweisung.

Testfälle
Fall 1 · Standardanfrage✓ ok
Fall 2 · Rückfrage nötig✓ ok
Fall 3 · Sonderfallangepasst
Danach

Live im Tagesgeschäft

Ihr erster Agent arbeitet im Hintergrund, jeden Tag. Auf Wunsch betreue ich den Betrieb und baue Schritt für Schritt weiter.

Status
Aktiv
FreigabeneingeschaltetProtokolleingeschaltetNächster Schrittweiterer Prozess

Typischer Ablauf eines Pilotprojekts. Umfang und Dauer legen wir nach der Analyse verbindlich fest.

07 — Einstieg

Klein anfangen. Schnell sehen, ob es trägt.

Kostenlos

Agent-Check

0 €

Für alle, die wissen wollen, wo sich Automatisierung lohnt.

  • Interaktiver Rechner, 2 Minuten
  • Sofortige Ersteinschätzung
  • Optional: 15-Minuten-Gespräch
Check starten
Starter

Starter-Agent

Auf Anfrage

Für Selbständige und kleine Firmen.

  • 1 fertiger Agent: Inbox, Angebot oder Wissen
  • Einrichtung in einer Woche, remote
  • Betrieb inklusive
Pilot

Agent-Pilot

Festpreis nach Check

Ein individueller Agent für einen Ihrer Prozesse.

  • Integration in Outlook, CRM oder ERP
  • Freigaben, Rechte, Protokoll
  • Tests, Dokumentation, Begleitung
Automatisierung

Prozess-Automatisierung

Festpreis nach Check

Feste Abläufe zwischen Ihren Systemen automatisieren.

  • Datenflüsse, Formulare, Freigaben
  • Power Automate, n8n oder API
  • Dokumentiert und übergabefähig
Betrieb & Weiterentwicklung

Monitoring, Updates und kleine Anpassungen für Agenten und Automatisierungen. Monatlich, mit festem Ansprechpartner.

08 — Agent-Check

Was kostet Sie manuelle Arbeit wirklich?

Berechnen Sie in zwei Minuten, wie viel Zeit und Geld in wiederkehrenden Aufgaben steckt und welche Agenten dafür infrage kommen.

Branche

Wo geht die meiste Zeit verloren?

Personen
Std. / Woche
€ / Stunde
Prozent
Fais Chalo, Data- und Cloud-Architekt aus KölnFAIS CHALO · KÖLN
09 — Wer dahinter steht

Data- und Cloud-Architektur. Jetzt für Agenten.

Hinter Asoprom stehe ich, Fais Chalo. Seit 2018 baue ich Datenplattformen, Integrationen und Automatisierungen für große Unternehmen. Mit Asoprom bringe ich diese Erfahrung zu Unternehmen, die KI-Agenten nicht als Experiment, sondern im Arbeitsalltag einsetzen wollen.

ZertifiziertAzure Solutions Architect Expert
LehreDozent für Azure, Master Data Engineering
ErfahrungBanken, Telekommunikation, Automobil, Luftfahrt, Versicherung, Handel, Energie
AgentenCopilot für Dynamics, SharePoint, Teams, Datenbanken

Mehr über mich und Data & Cloud Consulting auf faischalo.com

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15 Minuten. Ein Prozess. Eine ehrliche Einschätzung.

Sie beschreiben einen Ablauf, ich sage Ihnen, ob ein Agent oder eine Automatisierung sich lohnt und wie der Einstieg aussieht.

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